Kasboek voor verenigingen, VvE's en clubs
Penningmeester van een vereniging? Een kasboek waar het bestuur én (op verzoek) de leden live kunnen meekijken. Simpele bestuurswissel, heldere ledenbijdrages, automatische verantwoording — zonder dure boekhoudsoftware.
Waarom penningmeester-werk vaak ondankbaar voelt
Een vereniging draaien is leuk — tot je penningmeester wordt. Dan merk je: alle systemen zijn gemaakt voor bedrijven, niet voor vrijwilligers die 2 uur per maand hebben.
Penningmeester = eenzame post
Terwijl de voorzitter en secretaris overleggen, ben jij in je eentje bezig met Excel en bankafschriften. Niemand kijkt mee. Als er een fout in zit, merk je het pas bij de kascommissie — een jaar later.
Bestuurswissel = ellende
Nieuwe penningmeester moet alles opnieuw uitzoeken. Waar staan de bonnetjes? Hoe werkt de bankrekening? Welke terugkerende betalingen zijn er? Een overdracht van een uur wordt een week uitzoekwerk.
Leden willen transparantie
'Waar gaat mijn contributie naartoe?' is een terechte vraag. Maar elk kwartaal een begrotingsrapport opstellen is werk dat niemand betaalt. En als je het niet doet, komen de vragen op de ALV.
Belastingen & wetgeving veranderen
ANBI-regels, UBO-registratie, Wet bestuur en toezicht rechtspersonen — nieuwe verplichtingen elk jaar. Een vrijwilliger met een gratis Excel is kwetsbaar voor fouten.
Transparant, samen, makkelijk over te dragen
Okidoky is geen complete verenigingssoftware (daarvoor is bijvoorbeeld ClubCollect soms beter), maar het lost het belangrijkste op: het kasboek. Voor kleine tot middelgrote verenigingen is dat genoeg.
Bestuur ziet alles live
Voorzitter, secretaris en penningmeester hebben toegang. Iedereen ziet dezelfde cijfers, altijd actueel. Geen 'ik stuur de cijfers nog wel door' — ze staan gewoon op het dashboard.
Ledenbijdragen eenvoudig bijhouden
Per lid een categorie, jaarlijks/maandelijks. Wie heeft betaald, wie nog niet, wie is achterstallig. Download een bestand voor herinneringsmails (we doen zelf geen e-mail-herinneringen).
Jaaroverzicht voor de ALV
Eén klik → PDF-rapport met inkomsten, uitgaven, saldi per categorie, grafieken. Klaar om te presenteren op de algemene ledenvergadering. Kascommissie kan zelf controleren.
Historie blijft behouden bij overdracht
Nieuwe penningmeester krijgt toegang tot de volledige historie. Oude penningmeester verliest toegang na de overdracht (optioneel). Alle bonnetjes, alle transacties blijven bewaard.
Bonnetjes direct scannen ter plaatse
Na de wedstrijd, na de bestuursvergadering: bon scannen, bedrag automatisch overgenomen. Geen schoenendoos meer die een keer per jaar op de vergadering komt.
Hoe een clubjaar eruit kan zien
Fictieve, realistische cijfers van een middelgrote sportvereniging. Deze bedragen zijn illustratief — elke club heeft z'n eigen profiel.
Amateur-sportvereniging (80 leden)
Jaarbegroting, typische posten
| Post | Type | Bedrag |
|---|---|---|
| Ledenbijdragen | Inkomst | +€ 4.800 |
| Kantineomzet | Inkomst | +€ 1.200 |
| Sponsoring & donaties | Inkomst | +€ 600 |
| Accommodatie (huur) | Uitgave | −€ 2.400 |
| Materiaal & onderhoud | Uitgave | −€ 800 |
| Verzekeringen & licenties | Uitgave | −€ 450 |
| Activiteiten & toernooien | Uitgave | −€ 900 |
| Bankkosten & administratie | Uitgave | −€ 180 |
| Jaarresultaat | Overschot | +€ 1.870 |
Voor welke organisaties werkt dit?
Drie typische situaties waarin Okidoky uitstekend past. Voor grotere, professionelere verenigingen kijk naar specialistische software.
VvE (Vereniging van Eigenaren)
5-30 eenheden
Gemeenschappelijke kosten van een appartementencomplex: schoonmaak, onderhoud, verzekering, kleine reparaties.
Setup
Penningmeester (VvE-bestuurslid) heeft het kasboek. 2 andere bestuursleden kunnen meekijken. Categorieën per woonlaag of per bewonersgroep indien relevant. Jaaroverzicht voor de jaarlijkse VvE-vergadering.
Amateur-sportvereniging
30-150 leden
Voetbalclub, hockeyclub, tennisvereniging — lokale clubs die draaien op contributie en kantine-inkomsten.
Setup
Penningmeester (hoofdaccount) nodigt voorzitter en één tweede bestuurslid uit — in totaal drie met Family Lifetime. Ledenbijdrages als categorie (niet als ledenadministratie — daar Okidoky niet voor is). Kantine-inkoop in aparte categorie. De kascommissie krijgt geen permanente toegang maar een bestand per boekjaar voor controle; dat is voor een snelle check meestal genoeg.
Buurtvereniging / ouderraad
10-50 deelnemers
Kleine organisaties: buurt-BBQ, kerstmarkt, schoolreis-fonds. Vaak klein budget maar wel gedoe met wie-wat-betaalde.
Setup
1-2 bestuursleden toegang. Kosten van een activiteit krijgen een label per activiteit, zodat je er per activiteit op kunt filteren. Voor activiteiten waar niet iedereen meedoet boekt de penningmeester de kosten met notities en kan per activiteit een overzicht naar de deelnemers sturen.
Overdracht aan nieuwe penningmeester in 15 minuten
De meest gevreesde moment van elke vereniging. Met Okidoky is dit praktisch geen werk meer.
- 1
Nieuwe penningmeester uitnodigen
Oude penningmeester gaat in Okidoky naar 'Kasboek delen' → 'Nieuwe gebruiker uitnodigen' → voert e-mailadres in. Nieuwe penningmeester krijgt een uitnodigingsmail.
- 2
Overdrachts-afspraak (optioneel 30 min)
Samen een koffie, laptop erbij. Oude penningmeester laat zien: dashboard, categorieën, terugkerende kosten, hoe je het bank-bestand importeert. Nieuwe penningmeester stelt vragen. Alle informatie staat in het kasboek — geen 'waar heb ik die map ook alweer gelegd?'.
- 3
Formele overdracht op ALV
Exporteer laatste jaaroverzicht als PDF. Onderteken met beide penningmeesters + voorzitter. Bewaar in de vereniging-archief. Kascommissie controleert onafhankelijk.
- 4
Toegang oude penningmeester intrekken
Als de overdracht compleet is: nieuwe penningmeester (of eigenaar) kan oude toegang intrekken. Alle historische data blijft — alleen de live toegang stopt. Archief-rechten mogelijk voor nalezen, indien afgesproken.
Onze belofte: Loopt een overdracht spaak? Mail naar info@okidoky.nl met de oude én nieuwe penningmeester in CC en een korte beschrijving van waar het stokt. Je krijgt binnen 48 uur antwoord per e-mail — ook op gratis accounts.
Wat Okidoky NIET doet voor verenigingen
We doen de kasboek-kant. Voor deze dingen heeft u andere software nodig.
- Ledenadministratie — Wie is lid, sinds wanneer, contactgegevens, voorkeuren voor berichten. Kijk naar Congressus of ClubCollect.
- Automatische incasso van contributies — Wij registreren betalingen, maar incasseren niet namens u. Voor automatische incasso: uw bank (zakelijke rekening) of een gespecialiseerde dienst.
- Subsidies & ANBI-administratie — Formele ANBI-rapportage aan de Belastingdienst doen wij niet. Onze export is wel een prima basis voor een accountant die het officiële rapport opstelt.
- Evenementen-planning of vrijwilligersbeheer — Wij zijn een kasboek, geen projectmanagement-tool. Voor Wie-doet-wat op evenementen: Trello, Doodle, SignUpGenius.
Veel verenigingen combineren Okidoky (kasboek) met ClubCollect (ledenadmin + incasso) of met een simpele Google Sheets voor ledenlijst. Dat werkt prima.
Veelgestelde vragen verenigingen
Hoeveel bestuursleden kunnen toegang krijgen?
Op het gratis plan: 0 andere gebruikers (alleen u). Premium (€1,50/mnd): 1 extra. Lifetime (€25 eenmalig): 1 extra. Family Lifetime (€49,95 eenmalig): 2 extra (totaal 3 personen inclusief u). Voor verenigingen die meer mensen nodig hebben dan de limieten dekken: neem contact op via info@okidoky.nl — we denken graag mee, maar de technische cap staat vast op 2 uitnodigingen per account.
Moeten alle leden inzage krijgen?
Nee. U kiest zelf: alleen bestuur (default) of ook leden. Voor leden-inzage bestaat er geen aparte functie — meestal wordt een PDF-export per kwartaal naar de ledenlijst gemaild. Voor echte 'live member portal': dat is buiten onze scope.
Wat gebeurt er bij een kascommissie-controle?
Kascommissie-leden kunt u tijdelijk uitnodigen (alleen lezen). Ze zien alle transacties en bonnetjes. Na afloop trekt u de toegang in. Perfect voor een jaarlijkse controle — geen printjes of Excel nodig.
Hoe zit het met meerdere bankrekeningen?
Okidoky koppelt niet rechtstreeks aan je bank — je importeert een bestand uit je bank. Heeft u meerdere rekeningen (bijv. een spaarrekening voor het onderhoudsfonds)? Dan importeert u voor elke rekening een apart bestand. Werkt prima voor de meeste verenigingen.
Kan ik dit gratis gebruiken?
Ja. Gratis plan heeft alle kernfuncties: bonnetjes scannen, categorieën, bank-bestand importeren, rapporten. Beperking: u kunt geen andere bestuursleden uitnodigen (daarvoor is Premium of Lifetime nodig). Voor zeer kleine clubs (1 penningmeester doet alles) is gratis perfect.
Helpen jullie met migratie vanaf Excel/ander systeem?
Ja, kosteloos. Stuur uw huidige bestand (Excel of CSV), we bekijken mee en helpen met de eerste import. Voor verenigingen is dit vaak een moment om ook even de categorieën op orde te zetten — daar denken we in mee.
Probeer het gratis voor uw vereniging
Geen creditcard, geen verplichtingen. Start als penningmeester, nodig bestuur uit als u wilt upgraden. Duurt 5 minuten om op te zetten.