Privacybeleid

Welkom bij Okidoky. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij transparant uit welke gegevens wij verzamelen, met welk doel, hoe wij deze beschermen en welke rechten u heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Wij verwerken uw gegevens niet omdat u Okidoky gebruikt of dit beleid leest, maar alleen als de AVG daar een grondslag voor biedt: om de overeenkomst met u uit te voeren (uw account, uw kasboek en betalingen), omdat de wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld het bewaren van facturen), omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben (zoals beveiliging, het tegengaan van misbruik en servicemeldingen), of omdat u toestemming geeft (zoals voor analytische en advertentiecookies). In sectie 4 staat per doel welke grondslag geldt. Waar we om toestemming vragen, doen we dat apart; u kunt die altijd intrekken, en wat daarvoor is gebeurd blijft rechtmatig.

Wij verzamelen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze Dienst:

Uw gegevens worden verwerkt op basis van de volgende grondslagen en doeleinden:

Wij delen gegevens uitsluitend met de volgende partijen, voor zover noodzakelijk:

• Mollie B.V. — betalingsverwerking (alleen bij betaalde abonnementen)
• Hostingprovider — IONOS SE (Duitsland): de server waarop de app, de database en onze eigen mailserver draaien
• E-mail — we versturen e-mail via onze eigen mailserver op die server, niet via een externe e-maildienst. Een e-mail aan u komt natuurlijk wel bij uw eigen e-mailprovider terecht.
• OpenAI (VS) — we gebruiken het AI-model gpt-4o-mini van OpenAI voor drie dingen. (1) Heeft u Premium en scant u een bonnetje, dan gaat de foto eerst naar OpenAI om bedrag, datum, winkel en productregels te lezen; met een gratis account wordt het bonnetje in uw browser gelezen. (2) Bij een CSV-bankimport met Premium gaan de omschrijvingen van de nieuw geïmporteerde transacties (daarin kan de naam van de tegenpartij staan) en de namen van uw categorieën naar OpenAI, zodat Okidoky een categorie kan voorstellen. (3) Ontvangt u de nieuwsbrief, ook met een gratis account, dan krijgt u begin van de maand een persoonlijk maandoverzicht; daarvoor gaan alleen uw totale inkomsten en uitgaven van die maand, het verschil met de maand ervoor en uw drie grootste uitgavencategorieën (naam en bedrag) naar OpenAI, dat er een korte samenvatting van maakt. Uw naam, e-mailadres en accountnummer gaan niet mee; de aanhef met uw naam zetten we er zelf in. Afmelden voor de nieuwsbrief stopt dat overzicht.
• Autoriteiten — uitsluitend indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, horen met ons een verwerkersovereenkomst te hebben. Bij onze hostingprovider IONOS is die volgens IONOS onderdeel van de algemene voorwaarden (sinds juli 2022); we controleren nog of dat ook voor ons contract zo geregeld is. Met de andere partijen zijn we de afspraken nog aan het nalopen en vastleggen. Zodra dat rond is, passen we deze tekst aan.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Actief account: gegevens worden bewaard zolang u een actief account heeft
• Na accountverwijdering: alle gegevens worden binnen 30 dagen permanent gewist
• Registratielogs: IP-adressen worden maximaal 30 dagen bewaard
• Statistieken: onze eigen statistieken (paginabezoeken, gebeurtenissen en bezoeken, met het IP-adres) worden na 90 dagen verwijderd, sessie-overzichten na 180 dagen; statistieken van advertenties op de site (vertoningen en klikken, met het IP-adres om dubbeltellingen te voorkomen) na 365 dagen
• Back-ups: automatische back-ups volgen een Grandfather-Father-Son-rotatie: 14 dagelijkse + 8 wekelijkse + 12 maandelijkse back-ups worden bewaard. Na een accountverwijdering verdwijnen uw gegevens uit de back-ups zodra de laatste back-up waarin ze staan is vervangen; bij deze rotatie is dat na ongeveer 12 maanden.
• Wettelijke verplichting: indien wettelijk vereist, kunnen bepaalde gegevens langer bewaard worden

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

Om gebruik te maken van deze rechten, stuur een e-mail naar info@okidoky.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens ( www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Okidoky maakt gebruik van cookies voor het functioneren van de applicatie en, met uw toestemming, voor analytische doeleinden. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner.

Op pagina's waarvan het adres begint met /coach of /begeleiding (Okidoky Coach) gebruiken we geen Google Analytics, tonen we geen advertenties en houden we geen eigen bezoekersstatistieken bij. Kijkt een begeleider mee in het kasboek van een cliënt, dan geldt hetzelfde: geen Google Analytics, geen advertenties en geen eigen bezoekersstatistieken.

Voor uitgebreide informatie over welke cookies wij gebruiken en hoe u deze kunt beheren, verwijzen wij naar ons cookiebeleid.

Okidoky is alleen bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder; dat geldt voor alle onderdelen van Okidoky. Bij het aanmaken van een account bevestigt u dat u 16 jaar of ouder bent. We vragen geen identiteitsbewijs en controleren uw leeftijd dus niet zelf. Blijkt dat een account van iemand jonger dan 16 is, dan verwijderen we dat account en de gegevens die erbij horen.

Als ouder of voogd kunt u contact met ons opnemen via info@okidoky.nl als u vermoedt dat uw kind jonger dan 16 is en toch een account heeft.

RULIDO behoudt zich het recht voor dit privacybeleid van tijd tot tijd aan te passen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

Bij substantiële wijzigingen stellen wij u per e-mail op de hoogte. Een gewijzigd privacybeleid is geen toestemming: vraagt een wijziging om uw toestemming, dan vragen we die apart.

Okidoky biedt een advertentieplatform waarop bedrijven advertenties kunnen plaatsen. Deze sectie beschrijft hoe wij omgaan met gegevens van adverteerders en hoe advertenties werken op ons platform.

12.1 Gegevens van adverteerders

Wanneer u zich registreert als adverteerder, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Bedrijfsgegevens (naam, KVK-nummer, BTW-nummer)
• Contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• Adresgegevens
• Betalingsgegevens (via Mollie, wij slaan geen betalingsgegevens op)
• Geüploade advertentiemateriaal (afbeeldingen)

12.2 Doel van verwerking

Adverteerder-gegevens worden verwerkt voor: accountbeheer, beoordeling en goedkeuring van advertenties, facturatie en betalingsverwerking, communicatie over campagnes, en het genereren van prestatiestatistieken.

12.3 Advertentie tracking

Voor het meten van advertentieprestaties registreren wij:

• Impressies (wanneer een advertentie wordt getoond)
• Klikken (wanneer op een advertentie wordt geklikt)
• IP-adres (geanonimiseerd, voor deduplicatie en fraudepreventie)

Belangrijk: Ons eigen advertentieplatform (direct verkochte banners van adverteerders die een account bij ons hebben) maakt geen gebruik van third-party tracking cookies. Wij volgen gebruikers zelf niet over andere websites. Los hiervan gebruiken we Google AdSense als fallback voor gratis-tier-gebruikers (wanneer er geen direct-verkochte banner beschikbaar is) — dat is wél een third-party advertentienetwerk met eigen tracking, consent-gated via Consent Mode v2. Zie onze /sub-verwerkers-pagina voor het volledige verhaal.

12.4 Bewaartermijnen

Gedetailleerde impressie- en klikdata worden 90 dagen bewaard, daarna worden alleen geaggregeerde statistieken bewaard. Adverteerder-accounts en bijbehorende gegevens worden bewaard zolang het account actief is. Na beëindiging worden gegevens binnen 30 dagen verwijderd, met uitzondering van factuurgegevens (7 jaar wettelijke bewaarplicht).

12.5 Rechten van adverteerders

Als adverteerder heeft u dezelfde AVG-rechten als reguliere gebruikers: recht op inzage, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid van uw gegevens. Neem contact met ons op via info@okidoky.nl om gebruik te maken van deze rechten.

Met Okidoky Coach kan een begeleider, zoals een budgetcoach, schuldhulpverlener of sociaal werker, met jouw toestemming meekijken in jouw Okidoky. Dat gebeurt alleen als jij zelf toestemming geeft: via de uitnodiging van je begeleider, of doordat je zelf de koppelcode van je begeleider invult en je begeleider je aanvraag bevestigt. Je begeleider kan alleen kijken, nooit iets veranderen, en ziet nooit je bonnetjes. Hieronder lees je wat er dan met je gegevens gebeurt, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk?

RULIDO (Okidoky) is verantwoordelijk voor je Okidoky-account en je kasboek, voor het vastleggen van je toestemming, voor het tonen van je gegevens aan je begeleider zoals jij hebt gekozen, en voor de toegangslog.

Je begeleider, of de organisatie waarvoor je begeleider werkt, is verantwoordelijk voor de begeleiding zelf en voor wat je begeleider met de informatie doet, ook buiten Okidoky. Wie je begeleider is en voor welke organisatie hij of zij werkt, zie je in de uitnodiging en in je Profiel bij Begeleiding. Okidoky controleert de identiteit van begeleiders niet.

Voor de notities, afspraken en labels die je begeleider in Okidoky bijhoudt, werkt Okidoky in opdracht van je begeleider of diens organisatie. Die is daarvoor verantwoordelijk. Okidoky bewaart ze versleuteld en gebruikt ze nergens anders voor.

Wat ziet je begeleider?

• Bij een samenvatting (standaard): hoeveel geld er in de huidige periode binnenkomt en uitgaat en wat er overblijft; of er inkomen te laat is en of er rekeningen openstaan (het aantal en het bedrag bij elkaar); het aantal open vaste lasten; hoeveel budgetten je hebt en de naam van een budget dat over de limiet gaat; wanneer je voor het laatst iets deed in Okidoky; en een stoplicht. Geen losse inkomsten of uitgaven en geen omschrijvingen.
• Bij volledig meekijken (alleen lezen): alles uit de samenvatting, en daarnaast al je inkomsten en uitgaven met bedrag, datum, omschrijving en categorie, je budgetten, spaardoelen, inzicht en jaaroverzicht. Omschrijvingen kunnen gevoelige informatie bevatten, bijvoorbeeld over je gezondheid, je geloof of een lidmaatschap. Kies volledig meekijken alleen als je dat goed vindt.
• Je begeleider ziet nooit je bonnetjes, bankgegevens, exports, instellingen en profiel, en ook niet wie in een gedeeld kasboek iets invoerde. Je begeleider kan niets veranderen, toevoegen of verwijderen.
• Je begeleider ziet ook het e-mailadres waar de uitnodiging naartoe ging (of, als je zelf de koppelcode invulde, je gebruikersnaam en e-mailadres) en het label dat je begeleider zelf koos.

Wat verwerken we?

• Van de begeleider: naam, organisatie en (als ingevuld) KvK-nummer, zoals de begeleider die zelf opgeeft. Okidoky controleert de identiteit van begeleiders niet.
• Van de uitnodiging of aanvraag: het e-mailadres waar de begeleider de uitnodiging naartoe stuurde, een eigen label dat de begeleider kan kiezen (bijvoorbeeld je naam), en wanneer de uitnodiging of aanvraag is gedaan en verloopt.
• Van de koppeling: jouw keuze (samenvatting of volledig meekijken, alleen lezen), wanneer je toestemming gaf, welke versie van de uitleg je zag, en wanneer je je keuze veranderde of de koppeling stopte.
• Een toegangslog: wanneer je begeleider meekeek en wat (overzicht, samenvatting, volledig kasboek of eigen notities). Per soort inzage leggen we hooguit één regel per kwartier vast.
• Notities en afspraken die je begeleider zelf maakt, eventueel met een datum. Die worden versleuteld opgeslagen, staan niet in jouw kasboek en zie je zelf niet in Okidoky.
• Het stoplicht en de andere cijfers in het overzicht van je begeleider worden steeds opnieuw uit je kasboek berekend en niet apart bewaard.

Waarom mag dit?

Okidoky laat je gegevens alleen aan je begeleider zien als jij daarvoor toestemming geeft (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Kies je volledig meekijken, dan geef je ook uitdrukkelijk toestemming voor gevoelige informatie die in omschrijvingen kan staan (artikel 9 lid 2 onder a AVG). Toestemming geven is vrijwillig: je hulp mag er nooit van afhangen, en nee zeggen heeft geen gevolgen voor je gebruik van Okidoky. Je kunt je toestemming altijd intrekken of verkleinen; dat werkt meteen. Wat er vóór het intrekken is gebeurd, blijft rechtmatig.

Je toestemming en de toegangslog leggen we vast omdat we moeten kunnen aantonen dat je toestemming gaf, en zodat jij kunt zien wie meekeek. Beveiligingsmaatregelen, zoals limieten op uitnodigingen en het weigeren van burgerservicenummers in notities, beschermen jou en anderen tegen misbruik. De grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Gratis Premium via je begeleider en de e-mails over je koppeling horen bij de dienst die je gebruikt (uitvoering van de overeenkomst, artikel 6 lid 1 onder b AVG).

Voor de notities en voor wat je begeleider buiten Okidoky doet, heeft je begeleider of diens organisatie een eigen grondslag nodig. Werkt je begeleider voor een gemeente of in de schuldhulpverlening, dan is dat vaak een wettelijke taak. Vraag je begeleider ernaar.

Het stoplicht

Het stoplicht is een eenvoudig signaal met vaste regels. Het is geen oordeel over jou en geen besluit. Rood: inkomen is meer dan 3 dagen te laat, een rekening staat nog open terwijl de datum voorbij is, of er gaat deze periode meer uit dan er binnenkomt. Oranje: een budget gaat over de limiet, er blijft minder dan 10% van je inkomen over, of je hebt 14 dagen of langer niets gedaan in Okidoky. Grijs: er staat nog niets in deze periode. Anders groen. Okidoky neemt hiermee geen besluiten over jou. Het stoplicht is bedoeld als aanleiding voor een gesprek met je begeleider, niet als grond voor een besluit over jou.

Wie krijgt je gegevens?

Alleen de begeleider aan wie jij toestemming gaf, en alleen zoals hierboven beschreven. Okidoky draait op een eigen server bij hostingbedrijf IONOS in Duitsland, en e-mails versturen we via onze eigen mailserver. Je gegevens over begeleiding gaan niet naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. We verkopen niets en delen niets voor reclame. Op pagina's waarvan het adres begint met /coach of /begeleiding gebruiken we geen Google Analytics, tonen we geen advertenties en houden we geen eigen bezoekersstatistieken bij. Dat geldt ook terwijl je begeleider in jouw kasboek meekijkt.

Hoe lang bewaren we dit?

• Notities en afspraken van je begeleider: tot 30 dagen nadat de koppeling is gestopt. Verwijder je je account, dan worden ze direct gewist.
• Toegangslog (wie wanneer meekeek): 13 maanden, zodat je ook later nog kunt nagaan wie meekeek. In je Profiel zie je de laatste 90 dagen; een export van je gegevens bevat de hele log.
• Uitnodigingen, aanvragen en gestopte koppelingen (met het e-mailadres, het label en het moment van je toestemming): 90 dagen na het einde. Een uitnodiging die je niet accepteert, verloopt na 14 dagen.
• Back-ups: gewiste gegevens kunnen nog in back-ups staan totdat die volgens schema worden vervangen (zie Bewaartermijn). We gebruiken back-ups alleen om te herstellen na een storing.

Jouw rechten

Je koppelingen en de toegangslog zie je in je Profiel, bij Begeleiding. Daar kun je ook stoppen of je keuze veranderen (op de website; in de app kan dit nog niet). Lukt dat niet, mail dan naar info@okidoky.nl. Een export van je gegevens bevat ook je gegevens over begeleiding.

Wil je de notities van je begeleider inzien, laten verbeteren of laten wissen? Vraag het je begeleider of diens organisatie: die is daarvoor verantwoordelijk. Mail je ons, dan sturen we je verzoek door naar je begeleider en laten we je dat weten.

Verder heb je de rechten die staan onder 'Uw rechten onder de AVG', en kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uitgenodigd, maar (nog) geen account?

Heeft een begeleider je uitgenodigd, dan hebben we van die begeleider je e-mailadres en het label dat hij of zij koos. We gebruiken ze alleen om je de uitnodiging te sturen en om te voorkomen dat je te vaak wordt uitgenodigd (hooguit 3 keer per 30 dagen per begeleider). Je kunt de uitnodiging zonder account weigeren via de link in de e-mail; je begeleider krijgt daarover geen e-mail, maar ziet wel dat de uitnodiging niet is geaccepteerd (niet of je hebt geweigerd of dat de uitnodiging is verlopen). 90 dagen nadat de uitnodiging is verlopen of geweigerd, wissen we je e-mailadres en het label. Wil je dat eerder, mail dan naar info@okidoky.nl.

Deel je je kasboek met iemand?

Deel je je kasboek met iemand, zoals je partner, en kies je volledig meekijken? Dan ziet je begeleider ook wat die persoon in jouw kasboek invoert, maar niet wie het invoerde. Die persoon heeft daar zelf geen toestemming voor gegeven. Overleg het daarom samen voordat je volledig meekijken kiest. Voert iemand iets in in een kasboek waarin een begeleider meekijkt en heeft die persoon daar bezwaar tegen, dan kan hij of zij mailen naar info@okidoky.nl. Iemand met wie je al een kasboek deelt, zoals je partner of een huisgenoot, kan niet ook als begeleider aan je worden gekoppeld.

Gegevens van begeleiders

Gebruik je Okidoky Coach als begeleider, dan verwerken we: je naam, organisatie, bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, factuuradres en e-mailadres voor facturen (zoals je ze invult), je koppelcode, of tweestapsverificatie aan staat, je proefperiode, abonnement en betalingen, wanneer je welke versie van de voorwaarden voor begeleiders accepteerde, en — als dat ooit nodig is — een blokkade met de reden.

Dat doen we om Okidoky Coach te leveren en af te rekenen (uitvoering van de overeenkomst), om facturen te maken en te bewaren (wettelijke plicht) en om misbruik tegen te gaan (gerechtvaardigd belang). Je naam, organisatie en KvK-nummer zien de mensen die je uitnodigt of die jouw koppelcode invullen. Betalingen lopen via Mollie; facturen maakt RULIDO in de eigen administratie.

We bewaren dit zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we je Coach-gegevens, koppelingen en notities direct. Betalingen en facturen bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.

Voor de gegevens van je cliënten in je werkomgeving, zoals labels, notities en afspraken, ben jij of je organisatie verantwoordelijk. Okidoky verwerkt die alleen in jouw opdracht en gebruikt ze nergens anders voor.

Leeftijd

Okidoky, ook Okidoky Coach, is alleen bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder. Bij het aanmaken van een account, ook via een uitnodiging van een begeleider, bevestig je dat je 16 jaar of ouder bent. Ben je begeleider? Nodig dan alleen cliënten uit die 16 jaar of ouder zijn.

Heeft u vragen over dit privacybeleid, wilt u gebruik maken van uw rechten, of heeft u een klacht? Neem contact met ons op:

Wij streven ernaar uw verzoek of klacht binnen 30 dagen af te handelen. Mocht u niet tevreden zijn met onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.