协会、业主委员会和俱乐部账本
协会司库?一个董事会和 (根据请求) 成员可以实时观看的账本。简单的董事会交接、清晰的会员费、自动问责 — 无需昂贵的会计软件。
为什么司库工作常常感觉无人感激
经营协会很有趣 — 直到您成为司库。然后您注意到:所有系统都是为企业而建,而不是为每月有 2 小时的志愿者。
司库 = 孤独的角色
当主席和秘书协商时,您独自处理 Excel 和银行对账单。没有人同行。如果有错误,您要到审计委员会才会注意到 — 一年后。
董事会交接 = 痛苦
新司库必须再次弄清楚一切。收据在哪?银行帐户如何工作?有哪些重复付款?一小时的交接变成一周的侦探工作。
成员想要透明度
'我的会员费去哪了?'是一个公平的问题。但起草季度预算报告是没人付钱的工作。如果您不这样做,问题就会在股东大会上出现。
税收和法规变化
ANBI 规则、UBO 注册、法人机构管理与监督法 — 每年新的义务。使用免费 Excel 的志愿者容易犯错。
透明、共享、易于交接
Okidoky 不是一套完整的协会软件 (那方面比如 ClubCollect 有时更好),但它解决了最重要的:账本。对于中小协会,这就足够了。
董事会实时看到一切
主席、秘书和司库都有访问权限。每个人看到相同的数字,始终最新。没有'我稍后发送数字'— 它们就在仪表板上。
轻松跟踪会员费
每位成员一个类别,年度/月度。谁付了、谁没付、谁逾期。下载一个文件用于提醒邮件 (我们自己不发送邮件提醒)。
股东大会的年度概览
一次点击 → 带收入、支出、每类余额、图表的 PDF 报告。准备在年度股东大会上展示。审计委员会可以自行检查。
交接期间保留历史
新司库获得完整历史访问权限。交接后旧司库失去访问权限 (可选)。所有收据、所有交易保持保存。
立即现场扫描收据
比赛后、董事会后:扫描收据,金额自动提取。不再是一年一次出现在会议上的鞋盒。
俱乐部年度可能是什么样子
中型体育协会的虚构、现实数字。这些金额是说明性的 — 每个俱乐部都有自己的档案。
业余体育协会 (80 名成员)
年度预算,典型项目
| 项目 | 类型 | 金额 |
|---|---|---|
| 会员费 | 收入 | +4.800 € |
| 食堂收入 | 收入 | +1.200 € |
| 赞助和捐赠 | 收入 | +600 € |
| 住宿 (租金) | 支出 | −2.400 € |
| 材料和维护 | 支出 | −800 € |
| 保险和许可证 | 支出 | −450 € |
| 活动和锦标赛 | 支出 | −900 € |
| 银行费和管理 | 支出 | −180 € |
| 年度结果 | 盈余 | +1.870 € |
这适用于哪些组织?
Okidoky 非常适合的三种典型情况。对于更大、更专业的协会,请查看专业软件。
业主委员会 (HOA)
5-30 个单位
公寓大楼的共享费用:清洁、维护、保险、小修。
设置
司库 (HOA 董事会成员) 有账本。2 位其他董事会成员可以观看。如相关,按楼层或居民组分类。年度概览用于年度 HOA 会议。
业余体育协会
30-150 名成员
足球俱乐部、曲棍球俱乐部、网球协会 — 依赖会费和食堂收入的地方俱乐部。
设置
司库（主账户）邀请主席和另一位董事会成员 — 共三人使用 Family Lifetime。会员费作为类别 (不是作为会员管理 — 我们不做这个)。食堂采购在单独类别中。审计委员会没有永久访问权,而是每个财政年度获得一个文件供审查;对于快速检查通常足够。
社区协会 / 家长委员会
10-50 名参与者
小型组织:社区烧烤、圣诞市场、学校旅行基金。通常预算小,但仍有关于谁付了什么的麻烦。
设置
1-2 个董事会成员访问。某项活动的费用会带上一个按活动分的标签,方便按活动筛选。对于并非所有人参加的活动,财务主管在备注中录入费用,并可按活动把概览发送给参与者。
15 分钟内向新司库交接
每个协会最令人害怕的时刻。使用 Okidoky,这几乎不再是工作。
- 1
邀请新司库
旧司库在 Okidoky 中转到'共享账本'→'邀请新用户'→ 输入电子邮件地址。新司库收到邀请邮件。
- 2
交接预约 (可选 30 分钟)
一起喝咖啡,开笔记本电脑。旧司库展示:仪表板、类别、重复费用、如何导入银行文件。新司库提问。所有信息都在账本中 — 没有'我把那个文件夹放在哪了?'。
- 3
股东大会上的正式交接
将最后的年度概览导出为 PDF。由两位司库 + 主席签字。保存在协会档案中。审计委员会独立检查。
- 4
撤销旧司库访问
交接完成后:新司库 (或所有者) 可以撤销旧访问。所有历史数据保留 — 仅实时访问停止。如同意,可能具有存档权限以供回读。
我们的承诺: 交接遇到困难？发邮件至 info@okidoky.nl，将新旧两位司库都列入抄送，并简要说明卡在哪里。您将在 48 小时内收到电子邮件回复 —— 即便是免费账户也一样。
Okidoky 不为协会做的事情
我们做账本这一块。下面这些事情您需要其他软件。
- 会员管理 — 谁是会员、从何时起、联系方式、消息偏好。可以看看 Congressus 或 ClubCollect。
- 会费自动扣款 — 我们登记付款,但不代表您收款。要自动扣款:用您的银行 (商业账户) 或专门的服务。
- 补贴和 ANBI 管理 — 向税务机关正式 ANBI 报告不是我们做的。我们的导出是会计师起草官方报告的良好基础。
- 活动策划或志愿者管理 — 我们是账本,不是项目管理工具。对于活动中的谁做什么:Trello、Doodle、SignUpGenius。
许多协会将 Okidoky (账本) 与 ClubCollect (会员管理 + 扣款) 或简单的 Google 表格 (会员列表) 结合使用。这工作得很好。
常见协会问题
多少董事会成员可以获得访问权限?
免费计划：0 个其他用户（仅您）。Premium（€1.50/月）：1 个额外。Lifetime（€25 一次性）：1 个额外。Family Lifetime（€49.95 一次性）：2 个额外（包括您在内共 3 人）。对于需要超过此上限的协会：通过 info@okidoky.nl 联系我们 — 我们乐意协助，但每个账户的技术上限固定为 2 个邀请。
是否应该所有成员获得访问权限?
不。您自己选择:仅董事会 (默认) 或成员。对于成员访问,没有单独的功能 — 通常每季度向成员列表邮寄 PDF 导出。对于真正的'实时会员门户':那超出我们的范围。
审计委员会检查会发生什么?
您可以临时邀请审计委员会成员 (仅查看)。他们看到所有交易和收据。之后您撤销访问。非常适合年度检查 — 无需打印或 Excel。
多个银行帐户怎么办?
Okidoky 不直接连接您的银行 — 您从银行导入一个文件。您有多个帐户 (例如维护基金的储蓄帐户)?那就为每个帐户分别导入一个文件。对大多数协会来说都够用。
我可以免费使用这个吗?
是的。免费计划拥有所有核心功能:收据扫描、类别、导入银行文件、报告。限制:您不能邀请其他董事会成员 (为此需要 Premium 或 Lifetime)。对于非常小的俱乐部 (1 位司库做所有事情),免费就完美。
您帮助从 Excel/其他系统迁移吗?
是的,免费。发送您当前的文件 (Excel 或 CSV),我们一起看并帮助第一次导入。对于协会,这通常也是把类别整理好的时刻 — 我们一起思考这个。
免费为您的协会试用
无信用卡、无义务。作为司库开始,如果您想升级,邀请董事会。设置需要 5 分钟。