Livre de caisse pour associations, copropriétés et clubs
Trésorier d'une association ? Un livre de caisse que le bureau et (sur demande) les membres peuvent consulter en direct. Passation simple, cotisations claires, justification automatique — sans logiciel comptable coûteux.
Pourquoi le travail de trésorier semble souvent ingrat
Gérer une association, c'est sympa — jusqu'à ce que vous deveniez trésorier. Vous réalisez alors que tous les systèmes sont conçus pour des entreprises, pas pour des bénévoles qui ont 2 heures par mois.
Trésorier = poste solitaire
Pendant que le président et le secrétaire se concertent, vous êtes seul avec Excel et les relevés bancaires. Personne ne vérifie. S'il y a une erreur, vous ne la remarquez qu'au moment du commissaire aux comptes — un an plus tard.
Passation = cauchemar
Le nouveau trésorier doit tout redécouvrir. Où sont les reçus ? Comment fonctionne le compte bancaire ? Quels sont les paiements récurrents ? Une passation d'une heure devient une semaine de recherche.
Les membres veulent de la transparence
« Où va ma cotisation ? » est une question légitime. Mais rédiger un rapport budgétaire chaque trimestre, c'est du travail que personne ne paie. Et si vous ne le faites pas, les questions fusent à l'assemblée générale.
Les impôts et la législation évoluent
Règles ANBI, registre UBO, Loi sur la gouvernance des personnes morales — de nouvelles obligations chaque année. Un bénévole avec un Excel gratuit est vulnérable aux erreurs.
Transparent, collaboratif, facile à transmettre
Okidoky n'est pas un logiciel de gestion d'association complet (pour cela, ClubCollect par exemple est parfois mieux), mais il résout l'essentiel : le livre de comptes. Pour les petites et moyennes associations, c'est suffisant.
Le bureau voit tout en direct
Président, secrétaire et trésorier ont accès. Tout le monde voit les mêmes chiffres, toujours à jour. Fini le « je vous envoie les chiffres » — ils sont simplement sur le tableau de bord.
Suivi simple des cotisations
Une catégorie par membre, annuelle/mensuelle. Qui a payé, qui pas encore, qui est en retard. Téléchargez un fichier pour les e-mails de rappel (nous n'envoyons pas les rappels nous-mêmes).
Bilan annuel pour l'AG
Un clic → rapport PDF avec recettes, dépenses, soldes par catégorie, graphiques. Prêt à présenter à l'assemblée générale. Le commissaire aux comptes peut vérifier lui-même.
L'historique est préservé lors de la passation
Le nouveau trésorier reçoit l'accès à l'historique complet. L'ancien trésorier perd l'accès après la passation (optionnel). Tous les reçus, toutes les transactions sont conservés.
Scannez les reçus immédiatement sur place
Après le match, après la réunion du bureau : scannez le reçu, le montant est repris automatiquement. Finie la boîte à chaussures qui n'arrive qu'une fois par an à la réunion.
À quoi peut ressembler une année associative
Chiffres fictifs et réalistes d'une association sportive moyenne. Ces montants sont indicatifs — chaque club a son propre profil.
Association sportive amateur (80 membres)
Budget annuel, postes typiques
| Poste | Type | Montant |
|---|---|---|
| Cotisations des membres | Recette | +€ 4.800 |
| Chiffre d'affaires buvette | Recette | +€ 1.200 |
| Sponsoring et dons | Recette | +€ 600 |
| Locaux (loyer) | Dépense | −€ 2.400 |
| Matériel et entretien | Dépense | −€ 800 |
| Assurances et licences | Dépense | −€ 450 |
| Activités et tournois | Dépense | −€ 900 |
| Frais bancaires et administration | Dépense | −€ 180 |
| Résultat annuel | Excédent | +€ 1.870 |
Pour quelles organisations cela fonctionne-t-il ?
Trois situations typiques où Okidoky convient parfaitement. Pour des associations plus grandes et plus professionnelles, optez pour un logiciel spécialisé.
Copropriété (Syndicat des copropriétaires)
5 à 30 logements
Charges communes d'un immeuble d'habitation : nettoyage, entretien, assurance, petites réparations.
Configuration
Le trésorier (membre du bureau de la copropriété) tient le livre de caisse. 2 autres membres du bureau peuvent consulter. Catégories par étage ou par groupe de résidents si pertinent. Bilan annuel pour l'assemblée annuelle de la copropriété.
Association sportive amateur
30 à 150 membres
Club de football, club de hockey, association de tennis — clubs locaux qui vivent des cotisations et des recettes de la buvette.
Configuration
Le trésorier (compte principal) invite le président et un autre membre du bureau — trois personnes au total avec Family Lifetime. Cotisations des membres comme catégorie (pas comme gestion des membres — Okidoky n'est pas fait pour cela). Achats de la buvette dans une catégorie séparée. Le commissaire aux comptes n'a pas d'accès permanent mais reçoit un fichier par exercice pour ses contrôles ; pour une vérification rapide c'est généralement suffisant.
Association de quartier / conseil de parents
10 à 50 participants
Petites organisations : barbecue de quartier, marché de Noël, caisse pour voyage scolaire. Souvent un petit budget mais des tracas concernant qui a payé quoi.
Configuration
Accès pour 1 à 2 membres du bureau. Les coûts d'une activité reçoivent une étiquette par activité, ce qui permet de filtrer par activité. Pour les activités auxquelles tout le monde ne participe pas, le trésorier enregistre les coûts avec des notes et peut envoyer un aperçu par activité aux participants.
Passation au nouveau trésorier en 15 minutes
Le moment le plus redouté dans toute association. Avec Okidoky, ce n'est pratiquement plus du travail.
- 1
Inviter le nouveau trésorier
L'ancien trésorier va dans Okidoky sur « Partager le livre de caisse » → « Inviter un nouvel utilisateur » → saisit l'adresse e-mail. Le nouveau trésorier reçoit un e-mail d'invitation.
- 2
Rendez-vous de passation (30 min optionnel)
Un café ensemble, l'ordinateur ouvert. L'ancien trésorier montre : tableau de bord, catégories, frais récurrents, comment importer le fichier de la banque. Le nouveau trésorier pose ses questions. Toutes les informations sont dans le livre de caisse — plus de « où est-ce que j'avais rangé ce dossier ? ».
- 3
Passation formelle à l'AG
Exportez le dernier bilan annuel en PDF. Signez avec les deux trésoriers et le président. Conservez-le dans les archives de l'association. Le commissaire aux comptes vérifie indépendamment.
- 4
Retirer l'accès de l'ancien trésorier
Une fois la passation terminée : le nouveau trésorier (ou le propriétaire) peut retirer l'accès de l'ancien. Toutes les données historiques restent — seul l'accès direct s'arrête. Des droits d'archivage pour consultation sont possibles, si convenu.
Notre engagement: Une passation qui coince ? Envoyez un e-mail à info@okidoky.nl avec l'ancien et le nouveau trésorier en copie et une courte description du blocage. Vous recevez une réponse par e-mail sous 48 heures — même sur les comptes gratuits.
Ce que Okidoky NE fait PAS pour les associations
Nous faisons le côté livre de caisse. Pour les éléments ci-dessous, vous avez besoin d'un autre logiciel.
- Gestion des membres — Qui est membre, depuis quand, coordonnées, préférences de messages. Regardez Congressus ou ClubCollect.
- Prélèvement automatique des cotisations — Nous enregistrons les paiements, mais ne prélevons pas en votre nom. Pour le prélèvement automatique : votre banque (compte professionnel) ou un service spécialisé.
- Subventions et administration ANBI — Nous ne faisons pas les rapports ANBI officiels auprès du fisc. Notre export est cependant une excellente base pour un comptable qui rédigera le rapport officiel.
- Planification d'événements ou gestion des bénévoles — Nous sommes un livre de caisse, pas un outil de gestion de projet. Pour « qui fait quoi » lors des événements : Trello, Doodle, SignUpGenius.
De nombreuses associations combinent Okidoky (livre de caisse) avec ClubCollect (gestion des membres + prélèvements) ou avec un simple Google Sheets pour la liste des membres. Ça fonctionne très bien.
Questions fréquentes des associations
Combien de membres du bureau peuvent avoir accès ?
Sur le plan gratuit : 0 autre utilisateur (vous seul). Premium (1,50 €/mois) : 1 supplémentaire. Lifetime (25 € en une fois) : 1 supplémentaire. Family Lifetime (49,95 € en une fois) : 2 supplémentaires (3 personnes au total, vous compris). Pour des associations nécessitant plus de personnes que les limites ne le permettent : contactez-nous via info@okidoky.nl — nous réfléchissons volontiers avec vous, mais le plafond technique est fixé à 2 invitations par compte.
Tous les membres doivent-ils avoir accès ?
Non. Vous choisissez : uniquement le bureau (par défaut) ou aussi les membres. Il n'existe pas de fonctionnalité dédiée pour l'accès des membres — en général, un export PDF trimestriel est envoyé par e-mail à la liste des membres. Pour un vrai « portail membre en direct » : cela dépasse notre portée.
Que se passe-t-il lors d'un contrôle du commissaire aux comptes ?
Vous pouvez inviter temporairement les membres du commissariat aux comptes (lecture seule). Ils voient toutes les transactions et les reçus. Après le contrôle, vous retirez l'accès. Parfait pour un contrôle annuel — pas besoin d'imprimer ou d'utiliser Excel.
Qu'en est-il des comptes bancaires multiples ?
Okidoky ne se connecte pas directement à votre banque — vous importez un fichier depuis votre banque. Vous avez plusieurs comptes (par ex. un compte épargne pour le fonds d'entretien) ? Vous importez alors un fichier distinct pour chaque compte. Cela fonctionne bien pour la plupart des associations.
Puis-je l'utiliser gratuitement ?
Oui. Le plan gratuit offre toutes les fonctions essentielles : scan de reçus, catégories, import d'un fichier bancaire, rapports. Limitation : vous ne pouvez pas inviter d'autres membres du bureau (Premium ou Lifetime nécessaire pour cela). Pour les très petits clubs (1 trésorier fait tout), le gratuit est parfait.
M'aidez-vous pour la migration depuis Excel ou un autre système ?
Oui, gratuitement. Envoyez votre fichier actuel (Excel ou CSV), nous l'examinerons et vous aiderons pour le premier import. Pour les associations, c'est souvent l'occasion de remettre aussi de l'ordre dans les catégories — nous y réfléchissons avec vous.
Essayez-le gratuitement pour votre association
Pas de carte de crédit, pas d'engagement. Commencez en tant que trésorier, invitez le bureau si vous souhaitez passer à l'offre supérieure. La configuration prend 5 minutes.