Politique de confidentialité

Bienvenue sur Okidoky. Nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons de manière transparente quelles données nous collectons, dans quel but, comment nous les protégeons et quels droits vous avez en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Nous ne traitons pas vos données parce que vous utilisez Okidoky ou lisez cette politique, mais uniquement lorsque le RGPD fournit une base légale : pour exécuter notre contrat avec vous (votre compte, votre livre de comptes et les paiements), parce que la loi nous y oblige (par exemple la conservation des factures), parce que nous avons un intérêt légitime (comme la sécurité, la prévention des abus et les messages de service), ou parce que vous donnez votre consentement (comme pour les cookies analytiques et publicitaires). La section 4 indique la base légale de chaque finalité. Lorsque nous demandons votre consentement, nous le faisons séparément ; vous pouvez le retirer à tout moment, et ce qui s'est passé auparavant reste licite.

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la fourniture de notre service :

Vos données sont traitées sur la base des fondements et finalités suivants :

Nous partageons les données uniquement avec les parties suivantes, dans la mesure nécessaire :

• Mollie B.V. — traitement des paiements (uniquement pour les abonnements payants)
• Fournisseur d'hébergement — IONOS SE (Allemagne) : le serveur sur lequel tournent l'application, la base de données et notre propre serveur de messagerie
• E-mail — nous envoyons les e-mails via notre propre serveur de messagerie sur ce serveur, et non via un service d'e-mail externe. Un e-mail qui vous est adressé passe bien sûr par votre propre fournisseur de messagerie.
• OpenAI (États-Unis) — nous utilisons le modèle d’IA gpt-4o-mini d’OpenAI pour trois choses. (1) Si vous avez Premium et scannez un reçu, la photo est d’abord envoyée à OpenAI pour lire le montant, la date, le magasin et les lignes de produits ; avec un compte gratuit, le reçu est lu dans votre navigateur. (2) Lors d’un import bancaire CSV avec Premium, les libellés des transactions nouvellement importées (ils peuvent contenir le nom de l’autre partie) et les noms de vos catégories sont envoyés à OpenAI afin qu’Okidoky puisse proposer une catégorie. (3) Si vous recevez la newsletter, y compris avec un compte gratuit, vous recevez en début de mois un récapitulatif mensuel personnel ; pour cela, seuls le total de vos revenus et dépenses du mois, l’écart avec le mois précédent et vos trois principales catégories de dépenses (nom et montant) sont envoyés à OpenAI, qui en rédige un court résumé. Votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de compte ne sont pas transmis ; nous ajoutons nous-mêmes la formule d’appel avec votre nom. Se désabonner de la newsletter arrête ce récapitulatif.
• Autorités — uniquement si nous y sommes légalement tenus

Les parties qui traitent des données personnelles pour notre compte doivent avoir conclu avec nous un contrat de sous-traitance. Pour notre hébergeur IONOS, ce contrat fait partie de ses conditions générales depuis juillet 2022, selon IONOS ; nous vérifions encore que cela s'applique bien à notre contrat. Avec les autres parties, nous sommes encore en train de vérifier et de formaliser ces accords. Dès que ce sera fait, nous mettrons ce texte à jour.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire :

• Compte actif : les données sont conservées tant que votre compte est actif
• Après suppression du compte : toutes les données sont définitivement supprimées sous 30 jours
• Logs d'inscription : les adresses IP sont conservées au maximum 30 jours
• Statistiques : nos propres statistiques (pages vues, événements et visites, y compris l’adresse IP) sont supprimées après 90 jours, les résumés de session après 180 jours ; les statistiques des annonces sur le site (affichages et clics, y compris l’adresse IP pour éviter les doubles comptages) après 365 jours
• Sauvegardes : les sauvegardes automatiques suivent une rotation Grandfather-Father-Son : 14 quotidiennes + 8 hebdomadaires + 12 mensuelles sont conservées. Après la suppression du compte, vos données disparaissent des sauvegardes dès que la dernière sauvegarde qui les contient a été remplacée ; avec cette rotation, cela prend environ 12 mois.
• Obligation légale : si la loi l'exige, certaines données peuvent être conservées plus longtemps

En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants :

Pour exercer ces droits, envoyez un e-mail à info@okidoky.nl. Nous répondons à votre demande sous 30 jours.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données ( www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Okidoky utilise des cookies pour le fonctionnement de l'application et, avec votre consentement, à des fins analytiques. Vous pouvez modifier vos préférences cookies à tout moment via la bannière cookies.

Sur les pages dont l'adresse commence par /coach ou /begeleiding (Okidoky Coach), nous n'utilisons pas Google Analytics, n'affichons aucune publicité et ne tenons aucune statistique de visite propre. Il en va de même lorsqu'un coach consulte le livre de comptes d'un client : pas de Google Analytics, pas de publicité et aucune statistique de visite propre.

Pour des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons et comment les gérer, consultez notre politique cookies.

Okidoky est destiné uniquement aux personnes âgées de 16 ans et plus ; cela vaut pour toutes les parties d'Okidoky. En créant un compte, vous confirmez avoir 16 ans ou plus. Nous ne demandons pas de pièce d'identité et ne vérifions donc pas votre âge nous-mêmes. S'il s'avère qu'un compte appartient à une personne de moins de 16 ans, nous supprimons ce compte et les données qui y sont liées.

En tant que parent ou tuteur, vous pouvez nous contacter via info@okidoky.nl si vous pensez que votre enfant a moins de 16 ans et possède tout de même un compte.

RULIDO se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente est toujours disponible sur cette page.

En cas de modifications substantielles, nous vous en informons par e-mail. Une politique de confidentialité modifiée ne vaut pas consentement : si une modification nécessite votre consentement, nous vous le demandons séparément.

Okidoky propose une plateforme publicitaire sur laquelle les entreprises peuvent diffuser des annonces. Cette section décrit comment nous traitons les données des annonceurs et comment fonctionnent les annonces sur notre plateforme.

12.1 Données des annonceurs

Lors de votre inscription en tant qu'annonceur, nous collectons les données suivantes :

• Informations d'entreprise (nom, n° KVK, n° TVA)
• Coordonnées (nom, e-mail, numéro de téléphone)
• Adresse
• Données de paiement (via Mollie, nous ne stockons aucune donnée de paiement)
• Matériel publicitaire téléversé (images)

12.2 But du traitement

Les données des annonceurs sont traitées pour : la gestion de compte, l'examen et l'approbation des annonces, la facturation et le traitement des paiements, la communication sur les campagnes et la génération de statistiques de performance.

12.3 Suivi publicitaire

Pour mesurer la performance des annonces, nous enregistrons :

• Impressions (quand une annonce est affichée)
• Clics (quand on clique sur une annonce)
• Adresse IP (anonymisée, pour déduplication et prévention de fraude)

Important : Notre propre plateforme publicitaire (bannières vendues directement à des annonceurs ayant un compte chez nous) n'utilise pas de cookies de tracking tiers. Nous ne suivons pas nous-mêmes les utilisateurs sur d'autres sites. En parallèle, nous utilisons Google AdSense en repli pour les utilisateurs du free-tier (lorsqu'aucune bannière vendue en direct n'est disponible) — c'EST un réseau publicitaire tiers avec son propre tracking, soumis au consentement via Consent Mode v2. Voir notre page /sub-verwerkers pour l'histoire complète.

12.4 Durées de conservation

Les données détaillées d'impressions et de clics sont conservées 90 jours, puis seules les statistiques agrégées sont gardées. Les comptes annonceurs et les données associées sont conservés tant que le compte est actif. Après résiliation, les données sont supprimées sous 30 jours, à l'exception des données de facturation (obligation légale de conservation de 7 ans).

12.5 Droits des annonceurs

En tant qu'annonceur, vous avez les mêmes droits RGPD que les utilisateurs réguliers : droit d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité de vos données. Contactez-nous via info@okidoky.nl pour exercer ces droits.

Avec Okidoky Coach, un coach, par exemple un conseiller budgétaire, un conseiller en surendettement ou un travailleur social, peut consulter votre Okidoky avec votre accord. Cela ne se produit que si vous donnez vous-même votre accord : via l’invitation de votre coach, ou en saisissant vous-même le code de liaison de votre coach, après quoi votre coach confirme votre demande. Votre coach peut seulement consulter, jamais modifier, et ne voit jamais vos tickets de caisse. Vous lirez ci-dessous ce qu’il advient alors de vos données, qui est responsable de quoi et quels sont vos droits.

Qui est responsable ?

RULIDO (Okidoky) est responsable de votre compte Okidoky et de votre livre de caisse, de l’enregistrement de votre accord, de l’affichage de vos données à votre coach selon votre choix, et du journal d’accès.

Votre coach, ou l’organisation pour laquelle il ou elle travaille, est responsable de l’accompagnement lui-même et de ce que votre coach fait des informations, y compris en dehors d’Okidoky. Vous voyez qui est votre coach et pour quelle organisation il ou elle travaille dans l’invitation et dans votre Profil, sous Accompagnement. Okidoky ne vérifie pas l’identité des coachs.

Pour les notes, accords et libellés que votre coach tient dans Okidoky, Okidoky agit pour le compte de votre coach ou de son organisation, qui en est responsable. Okidoky les conserve chiffrés et ne les utilise à aucune autre fin.

Que voit votre coach ?

• Avec le résumé (par défaut) : combien d’argent entre et sort pendant la période en cours et ce qui reste ; si des revenus sont en retard et si des factures sont impayées (le nombre et le montant total) ; le nombre de charges fixes ouvertes ; combien de budgets vous avez et le nom d’un budget qui dépasse sa limite ; la dernière fois que vous avez fait quelque chose dans Okidoky ; et un feu tricolore. Pas de revenus ou dépenses individuels ni de descriptions.
• Avec l’accès complet (lecture seule) : tout ce que contient le résumé, plus tous vos revenus et dépenses avec montant, date, description et catégorie, vos budgets, objectifs d’épargne, analyses et aperçu annuel. Les descriptions peuvent contenir des informations sensibles, par exemple sur votre santé, votre religion ou une adhésion. Ne choisissez l’accès complet que si cela vous convient.
• Votre coach ne voit jamais vos tickets de caisse, vos données bancaires, vos exports, vos paramètres ni votre profil, ni qui a saisi quelque chose dans un livre de caisse partagé. Votre coach ne peut rien modifier, ajouter ou supprimer.
• Votre coach voit aussi l’adresse e-mail à laquelle l’invitation a été envoyée (ou, si vous avez saisi vous-même le code de liaison, votre nom d’utilisateur et votre adresse e-mail) ainsi que le libellé choisi par votre coach.

Que traitons-nous ?

• Concernant le coach : nom, organisation et (si indiqué) numéro KvK (Chambre de commerce), tels que le coach les fournit. Okidoky ne vérifie pas l’identité des coachs.
• Concernant l’invitation ou la demande : l’adresse e-mail à laquelle le coach a envoyé l’invitation, un libellé facultatif choisi par le coach (par exemple votre nom), et la date de l’invitation ou de la demande et de son expiration.
• Concernant la liaison : votre choix (résumé ou accès complet, lecture seule), la date de votre accord, la version de l’explication que vous avez vue, et la date à laquelle vous avez modifié votre choix ou mis fin à la liaison.
• Un journal d’accès : quand votre coach a consulté et quoi (aperçu, résumé, livre de caisse complet ou ses propres notes). Pour chaque type d’accès, nous enregistrons au maximum une ligne par quart d’heure.
• Les notes et accords que votre coach rédige lui-même, éventuellement avec une date. Ils sont conservés chiffrés, ne font pas partie de votre livre de caisse et vous ne les voyez pas vous-même dans Okidoky.
• Le feu tricolore et les autres chiffres de l’aperçu de votre coach sont recalculés à chaque fois à partir de votre livre de caisse et ne sont pas conservés séparément.

Pourquoi est-ce autorisé ?

Okidoky ne montre vos données à votre coach que si vous donnez votre accord (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD). Si vous choisissez l’accès complet, vous consentez aussi explicitement aux informations sensibles qui peuvent figurer dans les descriptions (article 9, paragraphe 2, point a, du RGPD). Donner votre accord est volontaire : votre accompagnement ne doit jamais en dépendre, et refuser n’a aucune conséquence sur votre utilisation d’Okidoky. Vous pouvez à tout moment retirer ou réduire votre accord ; cela prend effet immédiatement. Ce qui s’est passé avant le retrait reste licite.

Nous enregistrons votre accord et le journal d’accès parce que nous devons pouvoir démontrer que vous avez donné votre accord, et pour que vous puissiez voir qui a consulté. Les mesures de sécurité, comme les limites sur les invitations et le refus des numéros de service citoyen (BSN) dans les notes, vous protègent, vous et d’autres, contre les abus. Leur base juridique est notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD).

Le Premium gratuit via votre coach et les e-mails concernant votre liaison font partie du service que vous utilisez (exécution du contrat, article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD).

Pour les notes et pour ce que votre coach fait en dehors d’Okidoky, votre coach ou son organisation a besoin de sa propre base juridique. Si votre coach travaille pour une commune ou dans l’aide au désendettement, il s’agit souvent d’une mission légale. Renseignez-vous auprès de votre coach.

Le feu tricolore

Le feu tricolore est un signal simple fondé sur des règles fixes. Ce n’est ni un jugement sur vous ni une décision. Rouge : un revenu a plus de 3 jours de retard, une facture est toujours impayée après son échéance, ou il sort plus d’argent qu’il n’en entre pendant cette période. Orange : un budget dépasse sa limite, il reste moins de 10 % de vos revenus, ou vous n’avez rien fait dans Okidoky depuis 14 jours ou plus. Gris : il n’y a encore rien pour cette période. Sinon vert. Okidoky ne prend aucune décision vous concernant sur cette base. Le feu tricolore sert de point de départ à une conversation avec votre coach, et non de fondement à une décision vous concernant.

Qui reçoit vos données ?

Uniquement le coach à qui vous avez donné votre accord, et uniquement comme décrit ci-dessus. Okidoky fonctionne sur son propre serveur chez l’hébergeur IONOS en Allemagne, et nous envoyons les e-mails via notre propre serveur de messagerie. Vos données d’accompagnement ne sont pas transférées vers des pays situés hors de l’Espace économique européen. Nous ne vendons rien et ne partageons rien à des fins publicitaires. Sur les pages dont l’adresse commence par /coach ou /begeleiding, nous n’utilisons pas Google Analytics, n’affichons aucune publicité et ne tenons aucune statistique de visite propre. Cela vaut aussi lorsque votre coach consulte votre livre de caisse.

Combien de temps conservons-nous ces données ?

• Notes et accords de votre coach : jusqu’à 30 jours après la fin de la liaison. Si vous supprimez votre compte, ils sont supprimés immédiatement.
• Journal d’accès (qui a consulté et quand) : 13 mois, pour que vous puissiez encore vérifier plus tard qui a consulté. Dans votre Profil, vous voyez les 90 derniers jours ; un export de vos données contient l’ensemble du journal.
• Invitations, demandes et liaisons terminées (avec l’adresse e-mail, le libellé et le moment de votre accord) : 90 jours après leur fin. Une invitation que vous n’acceptez pas expire au bout de 14 jours.
• Sauvegardes : des données supprimées peuvent encore figurer dans des sauvegardes jusqu’à leur remplacement prévu (voir Durée de conservation). Nous n’utilisons les sauvegardes que pour restaurer après une panne.

Vos droits

Vous voyez vos liaisons et le journal d’accès dans votre Profil, sous Accompagnement. Vous pouvez aussi y arrêter ou modifier votre choix (sur le site web ; ce n’est pas encore possible dans l’application). Si cela ne fonctionne pas, écrivez à info@okidoky.nl. Un export de vos données contient aussi vos données d’accompagnement.

Vous souhaitez consulter les notes de votre coach, les faire corriger ou supprimer ? Adressez-vous à votre coach ou à son organisation, qui en est responsable. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande à votre coach et vous en informons.

Vous disposez en outre des droits décrits sous « Vos droits en vertu du RGPD » et vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens).

Invité, mais pas (encore) de compte ?

Si un coach vous a invité, nous avons reçu de ce coach votre adresse e-mail et le libellé qu’il ou elle a choisi. Nous les utilisons uniquement pour vous envoyer l’invitation et pour éviter que vous soyez invité trop souvent (au maximum 3 fois par période de 30 jours et par coach). Vous pouvez refuser l’invitation sans compte via le lien dans l’e-mail ; votre coach ne reçoit pas d’e-mail à ce sujet, mais voit que l’invitation n’a pas été acceptée (sans savoir si vous l’avez refusée ou si elle a expiré). 90 jours après l’expiration ou le refus de l’invitation, nous supprimons votre adresse e-mail et le libellé. Si vous le souhaitez plus tôt, écrivez à info@okidoky.nl.

Partagez-vous votre livre de caisse avec quelqu’un ?

Si vous partagez votre livre de caisse avec quelqu’un, par exemple votre partenaire, et que vous choisissez l’accès complet, votre coach voit aussi ce que cette personne saisit dans votre livre de caisse, mais pas qui l’a saisi. Cette personne n’a pas donné son accord elle-même. Parlez-en donc ensemble avant de choisir l’accès complet. Si une personne qui saisit des données dans un livre de caisse consulté par un coach s’y oppose, elle peut écrire à info@okidoky.nl. Une personne avec qui vous partagez déjà un livre de caisse, par exemple votre partenaire ou un colocataire, ne peut pas en plus être liée à vous en tant que coach.

Données des coachs

Si vous utilisez Okidoky Coach en tant que coach, nous traitons : votre nom, votre organisation, le nom de votre entreprise, vos numéros KvK et de TVA, votre adresse et votre e-mail de facturation (tels que vous les saisissez), votre code de liaison, l’activation ou non de l’authentification à deux facteurs, votre période d’essai, votre abonnement et vos paiements, la date à laquelle vous avez accepté quelle version des conditions pour les coachs et — si cela devait un jour être nécessaire — un blocage et sa raison.

Nous le faisons pour fournir et facturer Okidoky Coach (exécution du contrat), pour établir et conserver les factures (obligation légale) et pour prévenir les abus (intérêt légitime). Les personnes que vous invitez ou qui saisissent votre code de liaison voient votre nom, votre organisation et votre numéro KvK. Les paiements passent par Mollie ; RULIDO établit les factures dans sa propre comptabilité.

Nous conservons ces données tant que votre compte existe. Si vous supprimez votre compte, nous supprimons immédiatement vos données Coach, vos liaisons et vos notes. Nous conservons les paiements et les factures pendant 7 ans, car la législation fiscale néerlandaise l’impose.

Vous-même ou votre organisation êtes responsable des données de vos clients dans votre espace de travail, comme les libellés, notes et accords. Okidoky les traite uniquement pour votre compte et ne les utilise à aucune autre fin.

Âge

Okidoky, y compris Okidoky Coach, est destiné uniquement aux personnes âgées de 16 ans et plus. En créant un compte, y compris via l’invitation d’un coach, vous confirmez avoir 16 ans ou plus. Vous êtes coach ? N’invitez alors que des clients âgés de 16 ans ou plus.

Vous avez des questions sur cette politique, souhaitez exercer vos droits ou avez une réclamation ? Contactez-nous :

Nous nous efforçons de traiter votre demande ou réclamation sous 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait de notre traitement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données.