Kassenbuch für Vereine, Eigentümergemeinschaften und Clubs
Schatzmeister eines Vereins? Ein Kassenbuch, bei dem der Vorstand und (auf Wunsch) die Mitglieder live mitschauen können. Einfacher Vorstandswechsel, klare Mitgliedsbeiträge, automatische Abrechnung – ohne teure Buchhaltungssoftware.
Warum sich die Arbeit des Schatzmeisters oft undankbar anfühlt
Einen Verein zu führen macht Spaß – bis man Schatzmeister wird. Dann merkt man: Alle Systeme sind für Unternehmen gemacht, nicht für Ehrenamtliche, die 2 Stunden pro Monat Zeit haben.
Schatzmeister = einsamer Posten
Während sich Vorsitzender und Schriftführer besprechen, kämpfst du allein mit Excel und Kontoauszügen. Niemand schaut mit. Wenn ein Fehler drin ist, merkst du es erst bei der Kassenprüfung – ein Jahr später.
Vorstandswechsel = Elend
Der neue Schatzmeister muss alles neu herausfinden. Wo sind die Belege? Wie funktioniert das Bankkonto? Welche wiederkehrenden Zahlungen gibt es? Eine einstündige Übergabe wird zu einer Woche Rechercheaufwand.
Mitglieder wollen Transparenz
'Wohin geht mein Beitrag?' ist eine berechtigte Frage. Aber jedes Quartal einen Haushaltsbericht zu erstellen ist Arbeit, die niemand bezahlt. Und wenn du es nicht tust, kommen die Fragen auf der Mitgliederversammlung.
Steuern & Gesetze ändern sich
Gemeinnützigkeitsregeln, Transparenzregister-Eintragung, neue Vorstandspflichten – jedes Jahr neue Verpflichtungen. Ein Ehrenamtlicher mit einer kostenlosen Excel-Datei ist anfällig für Fehler.
Transparent, gemeinsam, einfach zu übergeben
Okidoky ist keine komplette Vereinssoftware (dafür ist z. B. ClubCollect manchmal besser), aber es löst das Wichtigste: das Kassenbuch. Für kleine bis mittelgroße Vereine reicht das völlig.
Vorstand sieht alles live
Vorsitzender, Schriftführer und Schatzmeister haben Zugriff. Alle sehen dieselben Zahlen, immer aktuell. Kein 'Ich schicke die Zahlen noch durch' – sie stehen einfach auf dem Dashboard.
Mitgliedsbeiträge einfach im Blick
Pro Mitglied eine Kategorie, jährlich/monatlich. Wer hat bezahlt, wer noch nicht, wer ist im Rückstand. Lade eine Datei für Erinnerungs-E-Mails herunter (E-Mail-Erinnerungen verschicken wir selbst nicht).
Jahresübersicht für die Mitgliederversammlung
Ein Klick → PDF-Bericht mit Einnahmen, Ausgaben, Salden pro Kategorie, Grafiken. Bereit zur Präsentation auf der Mitgliederversammlung. Die Kassenprüfer können selbst kontrollieren.
Historie bleibt bei Übergabe erhalten
Der neue Schatzmeister erhält Zugriff auf die vollständige Historie. Der alte Schatzmeister verliert nach der Übergabe den Zugriff (optional). Alle Belege, alle Transaktionen bleiben erhalten.
Belege direkt vor Ort scannen
Nach dem Spiel, nach der Vorstandssitzung: Beleg scannen, Betrag wird automatisch übernommen. Keine Schuhschachtel mehr, die einmal im Jahr zur Sitzung mitkommt.
Wie ein Vereinsjahr aussehen kann
Fiktive, realistische Zahlen eines mittelgroßen Sportvereins. Diese Beträge sind illustrativ – jeder Verein hat sein eigenes Profil.
Amateur-Sportverein (80 Mitglieder)
Jahresbudget, typische Posten
| Posten | Typ | Betrag |
|---|---|---|
| Mitgliedsbeiträge | Einnahme | +€ 4.800 |
| Kantinenumsatz | Einnahme | +€ 1.200 |
| Sponsoring & Spenden | Einnahme | +€ 600 |
| Räumlichkeiten (Miete) | Ausgabe | −€ 2.400 |
| Material & Wartung | Ausgabe | −€ 800 |
| Versicherungen & Lizenzen | Ausgabe | −€ 450 |
| Aktivitäten & Turniere | Ausgabe | −€ 900 |
| Bankgebühren & Verwaltung | Ausgabe | −€ 180 |
| Jahresergebnis | Überschuss | +€ 1.870 |
Für welche Organisationen funktioniert das?
Drei typische Situationen, in denen Okidoky hervorragend passt. Für größere, professionellere Vereine empfehlen wir spezialisierte Software.
Eigentümergemeinschaft (WEG)
5–30 Einheiten
Gemeinschaftskosten einer Wohnanlage: Reinigung, Wartung, Versicherung, kleine Reparaturen.
Einrichtung
Der Schatzmeister (WEG-Vorstandsmitglied) führt das Kassenbuch. 2 weitere Vorstandsmitglieder können mitschauen. Kategorien pro Wohnebene oder Bewohnergruppe, falls relevant. Jahresübersicht für die jährliche WEG-Versammlung.
Amateur-Sportverein
30–150 Mitglieder
Fußballverein, Hockeyclub, Tennisverein – lokale Clubs, die von Mitgliedsbeiträgen und Kantineneinnahmen leben.
Einrichtung
Der Schatzmeister (Hauptkonto) lädt den Vorsitzenden und ein weiteres Vorstandsmitglied ein — insgesamt drei Personen mit Family Lifetime. Mitgliedsbeiträge als Kategorie (nicht als Mitgliederverwaltung – dafür ist Okidoky nicht gedacht). Kantinen-Einkauf in separater Kategorie. Die Kassenprüfer bekommen keinen dauerhaften Zugang, sondern pro Geschäftsjahr eine Datei zur Prüfung; das reicht für eine schnelle Kontrolle meist aus.
Nachbarschaftsverein / Elternbeirat
10–50 Teilnehmer
Kleine Organisationen: Nachbarschafts-Grillfest, Weihnachtsmarkt, Klassenfahrt-Kasse. Oft kleines Budget, aber viel Abstimmungsaufwand, wer-was-bezahlt hat.
Einrichtung
1–2 Vorstandsmitglieder haben Zugriff. Kosten einer Aktivität bekommen ein Label pro Aktivität, sodass du pro Aktivität filtern kannst. Für Aktivitäten, an denen nicht alle teilnehmen, bucht der Schatzmeister die Kosten mit Notizen und kann eine Übersicht pro Aktivität an die Teilnehmer senden.
Übergabe an den neuen Schatzmeister in 15 Minuten
Der gefürchtetste Moment jedes Vereins. Mit Okidoky ist das praktisch kein Aufwand mehr.
- 1
Neuen Schatzmeister einladen
Der alte Schatzmeister geht in Okidoky auf 'Kassenbuch teilen' → 'Neuen Benutzer einladen' → gibt die E-Mail-Adresse ein. Der neue Schatzmeister erhält eine Einladungs-E-Mail.
- 2
Übergabetermin (optional 30 Min.)
Gemeinsam einen Kaffee, Laptop dabei. Der alte Schatzmeister zeigt: Dashboard, Kategorien, wiederkehrende Kosten, wie man die Bank-Datei importiert. Der neue Schatzmeister stellt Fragen. Alle Informationen stehen im Kassenbuch – kein 'Wo habe ich den Ordner nochmal hingelegt?'.
- 3
Formelle Übergabe auf der Mitgliederversammlung
Letzte Jahresübersicht als PDF exportieren. Von beiden Schatzmeistern + Vorsitzendem unterzeichnen. Im Vereinsarchiv aufbewahren. Die Kassenprüfer kontrollieren unabhängig.
- 4
Zugriff des alten Schatzmeisters entziehen
Wenn die Übergabe abgeschlossen ist: Der neue Schatzmeister (oder Eigentümer) kann den alten Zugriff entziehen. Alle historischen Daten bleiben erhalten – nur der Live-Zugriff endet. Archiv-Rechte zum Nachlesen sind möglich, sofern vereinbart.
Unser Versprechen: Übergabe stockt? Schreiben Sie an info@okidoky.nl mit dem alten und neuen Schatzmeister in CC und einer kurzen Beschreibung, wo es hakt. Sie erhalten innerhalb von 48 Stunden eine Antwort per E-Mail — auch bei kostenlosen Accounts.
Was Okidoky für Vereine NICHT leistet
Wir machen die Kassenbuch-Seite. Für folgende Dinge brauchen Sie andere Software.
- Mitgliederverwaltung — Wer ist Mitglied, seit wann, Kontaktdaten, Nachrichten-Einstellungen. Schauen Sie sich Congressus oder ClubCollect an.
- Automatische Lastschrift für Beiträge — Wir erfassen Zahlungen, ziehen aber nicht für Sie ein. Für automatische Lastschriften: Ihre Bank (Geschäftskonto) oder ein spezialisierter Dienst.
- Subventionen & Gemeinnützigkeits-Verwaltung — Die formelle Gemeinnützigkeits-Berichterstattung an das Finanzamt übernehmen wir nicht. Unser Export ist aber eine gute Grundlage für einen Steuerberater, der den offiziellen Bericht erstellt.
- Veranstaltungsplanung oder Helferverwaltung — Wir sind ein Kassenbuch, kein Projektmanagement-Tool. Für Wer-macht-was bei Veranstaltungen: Trello, Doodle, SignUpGenius.
Viele Vereine kombinieren Okidoky (Kassenbuch) mit ClubCollect (Mitgliederverwaltung + Lastschrift) oder mit einem einfachen Google Sheets für die Mitgliederliste. Das funktioniert problemlos.
Häufig gestellte Fragen von Vereinen
Wie viele Vorstandsmitglieder können Zugriff erhalten?
Im kostenlosen Tarif: 0 weitere Benutzer (nur Sie). Premium (1,50 €/Monat): 1 zusätzlich. Lifetime (25 € einmalig): 1 zusätzlich. Family Lifetime (49,95 € einmalig): 2 zusätzlich (insgesamt 3 Personen inkl. dir). Für Vereine, die mehr Personen benötigen als die Limits abdecken: melde dich über info@okidoky.nl — wir denken gern mit, aber das technische Limit liegt fix bei 2 Einladungen pro Konto.
Müssen alle Mitglieder Einsicht erhalten?
Nein. Sie entscheiden selbst: nur Vorstand (Standard) oder auch Mitglieder. Für die Einsicht der Mitglieder gibt es keine separate Funktion – meist wird ein PDF-Export pro Quartal an die Mitgliederliste gemailt. Ein echtes 'Live-Mitgliederportal' liegt außerhalb unseres Umfangs.
Was passiert bei einer Kassenprüfung?
Die Kassenprüfer können Sie temporär einladen (nur Lesen). Sie sehen alle Transaktionen und Belege. Danach entziehen Sie den Zugriff. Perfekt für eine jährliche Prüfung – keine Ausdrucke oder Excel nötig.
Wie sieht es mit mehreren Bankkonten aus?
Okidoky verbindet sich nicht direkt mit Ihrer Bank — Sie importieren eine Datei aus Ihrer Bank. Haben Sie mehrere Konten (z. B. ein Sparkonto für den Instandhaltungsfonds)? Dann importieren Sie für jedes Konto eine eigene Datei. Funktioniert für die meisten Vereine gut.
Kann ich das kostenlos nutzen?
Ja. Der kostenlose Tarif enthält alle Kernfunktionen: Belege scannen, Kategorien, Bank-Datei importieren, Berichte. Einschränkung: Sie können keine anderen Vorstandsmitglieder einladen (dafür ist Premium oder Lifetime erforderlich). Für sehr kleine Clubs (1 Schatzmeister macht alles) ist die kostenlose Version perfekt.
Helfen Sie bei der Migration von Excel/einem anderen System?
Ja, kostenlos. Schicken Sie uns Ihre aktuelle Datei (Excel oder CSV), wir schauen gemeinsam drüber und helfen beim ersten Import. Für Vereine ist das oft ein guter Moment, um gleich auch die Kategorien aufzuräumen – dabei denken wir mit.
Probieren Sie es kostenlos für Ihren Verein aus
Keine Kreditkarte, keine Verpflichtungen. Starten Sie als Schatzmeister, laden Sie den Vorstand ein, wenn Sie upgraden möchten. Die Einrichtung dauert 5 Minuten.