Datenschutzerklärung

Willkommen bei Okidoky. Wir legen großen Wert auf den Schutz deiner personenbezogenen Daten. In dieser Datenschutzerklärung erklären wir transparent, welche Daten wir erheben, zu welchem Zweck, wie wir sie schützen und welche Rechte du gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hast.

Wir verarbeiten deine Daten nicht deshalb, weil du Okidoky nutzt oder diese Erklärung liest, sondern nur, wenn die DSGVO dafür eine Rechtsgrundlage bietet: zur Erfüllung unseres Vertrags mit dir (dein Konto, dein Haushaltsbuch und Zahlungen), weil das Gesetz uns dazu verpflichtet (zum Beispiel die Aufbewahrung von Rechnungen), weil wir ein berechtigtes Interesse haben (etwa Sicherheit, Missbrauchsvermeidung und Service-Mitteilungen) oder weil du einwilligst (etwa bei Analyse- und Werbe-Cookies). In Abschnitt 4 steht für jeden Zweck die Rechtsgrundlage. Wo wir um eine Einwilligung bitten, tun wir das gesondert; du kannst sie jederzeit widerrufen, und was vorher geschehen ist, bleibt rechtmäßig.

Wir erheben ausschließlich Daten, die für die Bereitstellung unseres Dienstes erforderlich sind:

Deine Daten werden auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen und Zwecke verarbeitet:

Wir teilen Daten ausschließlich mit folgenden Parteien, soweit erforderlich:

• Mollie B.V. — Zahlungsabwicklung (nur bei bezahlten Abos)
• Hosting-Provider — IONOS SE (Deutschland): der Server, auf dem die App, die Datenbank und unser eigener Mailserver laufen
• E-Mail — wir versenden E-Mails über unseren eigenen Mailserver auf diesem Server, nicht über einen externen E-Mail-Dienst. Eine E-Mail an dich landet natürlich trotzdem bei deinem eigenen E-Mail-Anbieter.
• OpenAI (USA) — wir nutzen das KI-Modell gpt-4o-mini von OpenAI für drei Dinge. (1) Wenn du Premium hast und einen Beleg scannst, geht das Foto zuerst an OpenAI, um Betrag, Datum, Geschäft und Produktzeilen auszulesen; mit einem kostenlosen Konto wird der Beleg in deinem Browser gelesen. (2) Bei einem CSV-Bankimport mit Premium gehen die Beschreibungen der neu importierten Buchungen (darin kann der Name des Zahlungspartners stehen) und die Namen deiner Kategorien an OpenAI, damit Okidoky eine Kategorie vorschlagen kann. (3) Wenn du den Newsletter erhältst, auch mit einem kostenlosen Konto, bekommst du zu Monatsbeginn eine persönliche Monatsübersicht; dafür gehen nur deine gesamten Einnahmen und Ausgaben des Monats, der Unterschied zum Vormonat und deine drei größten Ausgabenkategorien (Name und Betrag) an OpenAI, das daraus eine kurze Zusammenfassung schreibt. Dein Name, deine E-Mail-Adresse und deine Kontonummer werden nicht übermittelt; die Anrede mit deinem Namen setzen wir selbst ein. Wenn du den Newsletter abbestellst, endet diese Übersicht.
• Behörden — ausschließlich, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Dienstleister, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sollten mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag haben. Bei unserem Hosting-Anbieter IONOS ist dieser laut IONOS Bestandteil der AGB (seit Juli 2022); wir prüfen noch, ob das auch für unseren Vertrag so geregelt ist. Mit den anderen Partnern prüfen und vereinbaren wir diese Regelungen noch. Sobald das abgeschlossen ist, aktualisieren wir diesen Text.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten:

Wir speichern deine personenbezogenen Daten nicht länger als nötig:

• Aktives Konto: Daten werden gespeichert, solange du ein aktives Konto hast
• Nach Konto-Löschung: alle Daten werden innerhalb von 30 Tagen dauerhaft gelöscht
• Registrierungs-Logs: IP-Adressen werden maximal 30 Tage gespeichert
• Statistiken: unsere eigenen Statistiken (Seitenaufrufe, Ereignisse und Besuche, einschließlich der IP-Adresse) werden nach 90 Tagen gelöscht, Sitzungsübersichten nach 180 Tagen; Statistiken zu Anzeigen auf der Website (Einblendungen und Klicks, einschließlich der IP-Adresse gegen Doppelzählungen) nach 365 Tagen
• Backups: automatische Backups folgen einer Grandfather-Father-Son-Rotation: 14 tägliche + 8 wöchentliche + 12 monatliche Backups werden aufbewahrt. Nach einer Konto-Löschung verschwinden deine Daten aus den Backups, sobald das letzte Backup, in dem sie enthalten sind, ersetzt wurde; bei dieser Rotation dauert das etwa 12 Monate.
• Gesetzliche Verpflichtung: sofern gesetzlich vorgeschrieben, können bestimmte Daten länger aufbewahrt werden

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hast du die folgenden Rechte:

Um von diesen Rechten Gebrauch zu machen, sende eine E-Mail an info@okidoky.nl. Wir antworten auf deine Anfrage innerhalb von 30 Tagen.

Außerdem hast du das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen ( www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Okidoky nutzt Cookies für das Funktionieren der Anwendung und, mit deiner Zustimmung, für analytische Zwecke. Du kannst deine Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner anpassen.

Auf Seiten, deren Adresse mit /coach oder /begeleiding beginnt (Okidoky Coach), verwenden wir kein Google Analytics, zeigen keine Werbung und erfassen keine eigenen Besucherstatistiken. Dasselbe gilt, wenn ein Coach im Kassenbuch eines Klienten mitschaut: kein Google Analytics, keine Werbung und keine eigenen Besucherstatistiken.

Für ausführliche Informationen über die verwendeten Cookies und deren Verwaltung verweisen wir auf unsere Cookie-Richtlinie.

Okidoky ist nur für Menschen ab 16 Jahren gedacht; das gilt für alle Teile von Okidoky. Beim Erstellen eines Kontos bestätigst du, dass du mindestens 16 Jahre alt bist. Wir verlangen keinen Ausweis und prüfen dein Alter daher nicht selbst. Stellt sich heraus, dass ein Konto einer Person unter 16 Jahren gehört, löschen wir dieses Konto und die dazugehörigen Daten.

Als Elternteil oder Erziehungsberechtigter kannst du uns kontaktieren unter info@okidoky.nl wenn du vermutest, dass dein Kind jünger als 16 ist und trotzdem ein Konto hat.

RULIDO behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite verfügbar.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail. Eine geänderte Datenschutzerklärung ist keine Einwilligung: Erfordert eine Änderung deine Einwilligung, fragen wir gesondert danach.

Okidoky bietet eine Werbeplattform, auf der Unternehmen Anzeigen schalten können. Dieser Abschnitt beschreibt, wie wir mit Daten von Werbekunden umgehen und wie Werbung auf unserer Plattform funktioniert.

12.1 Daten von Werbekunden

Wenn du dich als Werbekunde registrierst, erheben wir folgende Daten:

• Firmendaten (Name, Handelsregister-Nr., USt-ID)
• Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer)
• Adressdaten
• Zahlungsdaten (über Mollie, wir speichern keine Zahlungsdaten)
• Hochgeladenes Werbematerial (Bilder)

12.2 Zweck der Verarbeitung

Werbekunden-Daten werden verarbeitet für: Kontoverwaltung, Prüfung und Freigabe von Anzeigen, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, Kommunikation über Kampagnen und die Erstellung von Leistungsstatistiken.

12.3 Anzeigen-Tracking

Für die Messung der Anzeigen-Performance erfassen wir:

• Impressionen (wenn eine Anzeige angezeigt wird)
• Klicks (wenn auf eine Anzeige geklickt wird)
• IP-Adresse (anonymisiert, zur Deduplizierung und Betrugsprävention)

Wichtig: Unsere eigene Werbeplattform (direkt verkaufte Banner von Werbetreibenden mit einem Konto bei uns) nutzt keine Third-Party-Tracking-Cookies. Wir verfolgen Nutzer selbst nicht über andere Websites. Davon getrennt nutzen wir Google AdSense als Fallback für Gratis-Tier-Nutzer (wenn kein direkt verkaufter Banner verfügbar ist) — das IST ein Third-Party-Werbenetzwerk mit eigenem Tracking, Consent-gated via Consent Mode v2. Siehe unsere /sub-verwerkers-Seite für die vollständige Geschichte.

12.4 Speicherfristen

Detaillierte Impressions- und Klick-Daten werden 90 Tage aufbewahrt, danach werden nur noch aggregierte Statistiken gespeichert. Werbekunden-Konten und zugehörige Daten werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist. Nach Beendigung werden Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, mit Ausnahme von Rechnungsdaten (7 Jahre gesetzliche Aufbewahrungspflicht).

12.5 Rechte der Werbekunden

Als Werbekunde hast du dieselben DSGVO-Rechte wie reguläre Nutzer: Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit deiner Daten. Kontaktiere uns unter info@okidoky.nl, um diese Rechte wahrzunehmen.

Mit Okidoky Coach kann ein Coach, zum Beispiel ein Budgetberater, Schuldnerberater oder Sozialarbeiter, mit deiner Einwilligung in deinem Okidoky mitschauen. Das passiert nur, wenn du selbst einwilligst: über die Einladung deines Coaches oder indem du selbst den Verbindungscode deines Coaches eingibst und dein Coach deine Anfrage bestätigt. Dein Coach kann nur schauen, nie etwas ändern und sieht nie deine Belege. Unten liest du, was dann mit deinen Daten geschieht, wer wofür verantwortlich ist und welche Rechte du hast.

Wer ist verantwortlich?

RULIDO (Okidoky) ist verantwortlich für dein Okidoky-Konto und dein Kassenbuch, für das Festhalten deiner Einwilligung, dafür, deinem Coach deine Daten so zu zeigen, wie du es gewählt hast, und für das Zugriffsprotokoll.

Dein Coach oder die Organisation, für die dein Coach arbeitet, ist verantwortlich für die Begleitung selbst und dafür, was dein Coach mit den Informationen macht, auch außerhalb von Okidoky. Wer dein Coach ist und für welche Organisation er oder sie arbeitet, siehst du in der Einladung und in deinem Profil unter Coaching. Okidoky prüft die Identität von Coaches nicht.

Für die Notizen, Vereinbarungen und Bezeichnungen, die dein Coach in Okidoky führt, arbeitet Okidoky im Auftrag deines Coaches oder seiner Organisation. Diese ist dafür verantwortlich. Okidoky speichert sie verschlüsselt und verwendet sie für nichts anderes.

Was sieht dein Coach?

• Bei der Zusammenfassung (Standard): wie viel Geld im aktuellen Zeitraum hereinkommt und hinausgeht und was übrig bleibt; ob Einkommen verspätet ist und ob Rechnungen offen sind (Anzahl und Gesamtbetrag); die Anzahl offener Fixkosten; wie viele Budgets du hast und den Namen eines Budgets, das über dem Limit liegt; wann du zuletzt etwas in Okidoky gemacht hast; und eine Ampel. Keine einzelnen Einnahmen oder Ausgaben und keine Beschreibungen.
• Beim vollen Einblick (nur lesen): alles aus der Zusammenfassung und zusätzlich alle deine Einnahmen und Ausgaben mit Betrag, Datum, Beschreibung und Kategorie, deine Budgets, Sparziele, Einblicke und Jahresübersicht. Beschreibungen können sensible Informationen enthalten, zum Beispiel über deine Gesundheit, deinen Glauben oder eine Mitgliedschaft. Wähle den vollen Einblick nur, wenn du damit einverstanden bist.
• Dein Coach sieht nie deine Belege, Bankdaten, Exporte, Einstellungen und dein Profil und auch nicht, wer in einem geteilten Kassenbuch etwas eingetragen hat. Dein Coach kann nichts ändern, hinzufügen oder löschen.
• Dein Coach sieht außerdem die E-Mail-Adresse, an die die Einladung ging (oder, wenn du selbst den Verbindungscode eingegeben hast, deinen Benutzernamen und deine E-Mail-Adresse), und die Bezeichnung, die dein Coach selbst gewählt hat.

Was verarbeiten wir?

• Vom Coach: Name, Organisation und (falls angegeben) Handelsregisternummer (KvK), so wie der Coach sie selbst angibt. Okidoky prüft die Identität von Coaches nicht.
• Von der Einladung oder Anfrage: die E-Mail-Adresse, an die der Coach die Einladung geschickt hat, eine eigene Bezeichnung, die der Coach wählen kann (zum Beispiel deinen Namen), und wann die Einladung oder Anfrage erfolgt ist und abläuft.
• Von der Verbindung: deine Wahl (Zusammenfassung oder voller Einblick, nur lesen), wann du eingewilligt hast, welche Version der Erklärung du gesehen hast und wann du deine Wahl geändert oder die Verbindung beendet hast.
• Ein Zugriffsprotokoll: wann dein Coach mitgeschaut hat und was (Übersicht, Zusammenfassung, volles Kassenbuch oder eigene Notizen). Pro Art des Einblicks speichern wir höchstens einen Eintrag pro Viertelstunde.
• Notizen und Vereinbarungen, die dein Coach selbst anlegt, eventuell mit einem Datum. Sie werden verschlüsselt gespeichert, stehen nicht in deinem Kassenbuch und du siehst sie selbst nicht in Okidoky.
• Die Ampel und die anderen Zahlen in der Übersicht deines Coaches werden jedes Mal neu aus deinem Kassenbuch berechnet und nicht gesondert gespeichert.

Warum ist das erlaubt?

Okidoky zeigt deinem Coach deine Daten nur, wenn du einwilligst (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO). Wählst du den vollen Einblick, willigst du außerdem ausdrücklich in sensible Informationen ein, die in Beschreibungen stehen können (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig: Deine Hilfe darf nie davon abhängen, und ein Nein hat keine Folgen für deine Nutzung von Okidoky. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen oder einschränken; das wirkt sofort. Was vor dem Widerruf geschehen ist, bleibt rechtmäßig.

Deine Einwilligung und das Zugriffsprotokoll halten wir fest, weil wir nachweisen müssen, dass du eingewilligt hast, und damit du sehen kannst, wer mitgeschaut hat. Sicherheitsmaßnahmen wie Grenzen für Einladungen und das Ablehnen von Bürgerservicenummern (BSN) in Notizen schützen dich und andere vor Missbrauch. Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

Kostenloses Premium über deinen Coach und die E-Mails zu deiner Verbindung gehören zu dem Dienst, den du nutzt (Vertragserfüllung, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

Für die Notizen und für das, was dein Coach außerhalb von Okidoky tut, braucht dein Coach oder seine Organisation eine eigene Rechtsgrundlage. Arbeitet dein Coach für eine Gemeinde oder in der Schuldnerberatung, ist das oft eine gesetzliche Aufgabe. Frag deinen Coach danach.

Die Ampel

Die Ampel ist ein einfaches Signal mit festen Regeln. Sie ist kein Urteil über dich und keine Entscheidung. Rot: Einkommen ist mehr als 3 Tage verspätet, eine Rechnung ist nach ihrem Datum noch offen, oder in diesem Zeitraum geht mehr hinaus als hereinkommt. Orange: ein Budget liegt über dem Limit, es bleiben weniger als 10 % deines Einkommens übrig, oder du hast 14 Tage oder länger nichts in Okidoky gemacht. Grau: In diesem Zeitraum steht noch nichts. Sonst grün. Okidoky trifft damit keine Entscheidungen über dich. Die Ampel ist als Anlass für ein Gespräch mit deinem Coach gedacht, nicht als Grundlage für eine Entscheidung über dich.

Wer erhält deine Daten?

Nur der Coach, dem du deine Einwilligung gegeben hast, und nur wie oben beschrieben. Okidoky läuft auf einem eigenen Server beim Hosting-Unternehmen IONOS in Deutschland, und E-Mails verschicken wir über unseren eigenen Mailserver. Deine Daten zur Begleitung gehen nicht in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Wir verkaufen nichts und teilen nichts für Werbung. Auf Seiten, deren Adresse mit /coach oder /begeleiding beginnt, verwenden wir kein Google Analytics, zeigen keine Werbung und erfassen keine eigenen Besucherstatistiken. Das gilt auch, während dein Coach in deinem Kassenbuch mitschaut.

Wie lange speichern wir das?

• Notizen und Vereinbarungen deines Coaches: bis 30 Tage nach dem Ende der Verbindung. Löschst du dein Konto, werden sie sofort gelöscht.
• Zugriffsprotokoll (wer wann mitgeschaut hat): 13 Monate, damit du auch später noch nachsehen kannst, wer mitgeschaut hat. In deinem Profil siehst du die letzten 90 Tage; ein Export deiner Daten enthält das ganze Protokoll.
• Einladungen, Anfragen und beendete Verbindungen (mit der E-Mail-Adresse, der Bezeichnung und dem Zeitpunkt deiner Einwilligung): 90 Tage nach dem Ende. Eine Einladung, die du nicht annimmst, läuft nach 14 Tagen ab.
• Backups: Gelöschte Daten können noch in Backups stehen, bis diese planmäßig ersetzt werden (siehe Speicherdauer). Backups nutzen wir nur zur Wiederherstellung nach einer Störung.

Deine Rechte

Deine Verbindungen und das Zugriffsprotokoll siehst du in deinem Profil unter Coaching. Dort kannst du auch aufhören oder deine Wahl ändern (auf der Website; in der App geht das noch nicht). Klappt das nicht, schreib an info@okidoky.nl. Ein Export deiner Daten enthält auch deine Daten zur Begleitung.

Möchtest du die Notizen deines Coaches einsehen, berichtigen oder löschen lassen? Frag deinen Coach oder seine Organisation: Diese ist dafür verantwortlich. Schreibst du uns, leiten wir deine Anfrage an deinen Coach weiter und geben dir Bescheid.

Außerdem hast du die Rechte, die unter „Deine Rechte unter der DSGVO“ stehen, und kannst dich bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) beschweren.

Eingeladen, aber (noch) kein Konto?

Hat ein Coach dich eingeladen, haben wir von diesem Coach deine E-Mail-Adresse und die Bezeichnung, die er oder sie gewählt hat. Wir nutzen sie nur, um dir die Einladung zu schicken und zu verhindern, dass du zu oft eingeladen wirst (höchstens 3-mal pro 30 Tage pro Coach). Du kannst die Einladung ohne Konto über den Link in der E-Mail ablehnen; dein Coach bekommt darüber keine E-Mail, sieht aber, dass die Einladung nicht angenommen wurde (nicht, ob du abgelehnt hast oder sie abgelaufen ist). 90 Tage nachdem die Einladung abgelaufen ist oder abgelehnt wurde, löschen wir deine E-Mail-Adresse und die Bezeichnung. Möchtest du das früher, schreib an info@okidoky.nl.

Teilst du dein Kassenbuch mit jemandem?

Teilst du dein Kassenbuch mit jemandem, zum Beispiel mit deinem Partner, und wählst du den vollen Einblick? Dann sieht dein Coach auch, was diese Person in dein Kassenbuch einträgt, aber nicht, wer es eingetragen hat. Diese Person hat dazu selbst nicht eingewilligt. Sprecht deshalb miteinander, bevor du den vollen Einblick wählst. Trägt jemand etwas in ein Kassenbuch ein, in das ein Coach mitschaut, und ist diese Person damit nicht einverstanden, kann sie an info@okidoky.nl schreiben. Jemand, mit dem du bereits ein Kassenbuch teilst, etwa dein Partner oder ein Mitbewohner, kann nicht zusätzlich als dein Coach verknüpft werden.

Daten von Coaches

Nutzt du Okidoky Coach als Coach, verarbeiten wir: deinen Namen, deine Organisation, den Firmennamen, die Handelsregister- und Umsatzsteuernummer, Rechnungsadresse und E-Mail-Adresse für Rechnungen (so wie du sie angibst), deinen Verbindungscode, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist, deinen Testzeitraum, dein Abonnement und deine Zahlungen, wann du welche Version der Bedingungen für Coaches akzeptiert hast und — falls es je nötig ist — eine Sperre mit Begründung.

Das tun wir, um Okidoky Coach bereitzustellen und abzurechnen (Vertragserfüllung), um Rechnungen zu erstellen und aufzubewahren (gesetzliche Pflicht) und um Missbrauch zu verhindern (berechtigtes Interesse). Deinen Namen, deine Organisation und deine Handelsregisternummer sehen die Personen, die du einlädst oder die deinen Verbindungscode eingeben. Zahlungen laufen über Mollie; Rechnungen erstellt RULIDO in der eigenen Buchhaltung.

Wir bewahren das auf, solange dein Konto besteht. Löschst du dein Konto, löschen wir deine Coach-Daten, Verbindungen und Notizen sofort. Zahlungen und Rechnungen bewahren wir 7 Jahre auf, weil das niederländische Steuerrecht es vorschreibt.

Für die Daten deiner Klienten in deinem Arbeitsbereich, etwa Bezeichnungen, Notizen und Vereinbarungen, bist du oder deine Organisation verantwortlich. Okidoky verarbeitet sie nur in deinem Auftrag und nutzt sie für nichts anderes.

Alter

Okidoky, auch Okidoky Coach, ist nur für Menschen ab 16 Jahren gedacht. Beim Erstellen eines Kontos, auch über die Einladung eines Coaches, bestätigst du, dass du mindestens 16 Jahre alt bist. Bist du Coach? Dann lade nur Klienten ab 16 Jahren ein.

Hast du Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, möchtest deine Rechte wahrnehmen oder hast eine Beschwerde? Kontaktiere uns:

Wir bemühen uns, deine Anfrage oder Beschwerde innerhalb von 30 Tagen zu bearbeiten. Solltest du mit unserer Bearbeitung nicht zufrieden sein, kannst du eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen.